N’ayez pas peur du grand méchant RGPD !

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Les jeux concours sont aujourd’hui, un levier d’acquisition et de qualification de données pour les marques. La question du formulaire de participation, du « consentement » brûle sur toutes les lèvres des services marketing d’un point de vue juridique. Dans cet article, il est question de vous apporter des conseils formels sur l’organisation de vos jeux, les changements que le RGPD implique aussi bien sur vos formulaires de jeu que sur le règlement juridique. Quelles sont les pratiques à adopter ? Les interdits ? On vous dit tout.



Première règle ! Ne forcer personne.

Jamais un participant ne sera contraint de jouer en devant accepter obligatoirement des offres commerciales, encore d’avoir des chances supplémentaires de gains en cas d’acceptation de l’option-in commercial. Toutes les informations qu’une marque recueille à partir d’un formulaire ne sont utilisables que dans le cadre du jeu concours et de la remise des lots. Sans consentement explicite depuis le formulaire du participant, il est interdit d’utiliser les données électroniques personnelles à des fins publicitaires ou prospectives.

Comment obtenir le consentement de vos participants ?

Quelques modifications doivent être appliquées sur le formulaire. Tout comme un opt-in d’inscription à la newsletter ou l’acceptation du règlement, les organisateurs doivent proposer une troisième case à cocher à l’attention du consentement.

Ce consentement doit :

– Le consentement doit être donné par un acte positif clair.
 Le consentement doit être donné pour chaque finalité, de façon dissociable.
– Le consentement doit être inconditionné.
– Il faut être en mesure d’apporter la preuve que le consentement a bien été recueilli.
– Le personne doit pouvoir retirer son consentement à tout moment.

Ci-dessous, voici un exemple de champ opt-in mis à jour dans le cadre de l’application du RGPD.

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Exemple de formulaire tiré du jeu concours d’une compagnie aérienne.

Voici quelques propositions de texte : 

« En soumettant ce formulaire, j’accepte que les informations saisies soient utilisées, exploitées, traitées dans le cadre de l’opération xxx. »

« J’accepte le traitement de mes données personnelles conformément au présent formulaire. Vous pouvez à tout moment vous rétracter. »

« Je consens à ce que mes informations personnelles soit utiliser par la marque à des fins publicitaires ou commerciales. Consultez notre politique de vie privée en cliquant ici. »



Deuxième règle ! Respecter la vie privée.

Le RGPD impose pour chaque collecte de données, quel que soit le dispositif et surtout un jeu concours, de donner accès à tous les participants, aux informations relatives à la protection des données et à la vie privée. Sur chaque jeu concours, devra être intégrée une mention « Informatiques et libertés » qui permettra au participant d’accéder au règlement du jeu concours dans lequel figurera une rubrique « vie privée ».

Il est donc essentiel de prévoir aussi bien dans le formulaire de jeu d’une part, que dans le règlement du concours d’autre part, un droit d’accès, de rectification, de modification ou de suppression des données personnelles. Voici les articles qui régissent cette directive :

Article 38 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978

Toute personne physique a le droit de s’opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

Elle a le droit de s’opposer, sans frais, à ce que les données la concernant soient utilisées à des fins de prospection, notamment commerciale, par le responsable actuel du traitement ou celui d’un traitement ultérieur.(….)

 

Article 40 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978

Toute personne physique justifiant de son identité peut exiger du responsable d’un traitement que soient, selon les cas, rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées les données à caractère personnel la concernant, qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite. (….)

 Le participant pourra exercer ses droits d’accès, de rectification, de suppression ou d’opposition par courrier à l’adresse de la société organisatrice (article 1).

 Les frais postaux occasionnés seront remboursés sur simple demande jointe accompagnée d’un RIB. Le remboursement se fera sur la base d’un courrier simple au tarif lent en vigueur.

Les données collectées dans le cadre du présent jeu étant absolument nécessaires au bon déroulement de ce dernier, toute demande de suppression des informations relatives à un candidat entraînera l’annulation automatique de sa participation. »

Les marques ne doivent collecter que les informations nécessaires à l’activité (notion d’intérêt légitime) et bien comprendre que toute information permettant l’identification d’une personne physique est considérée comme une donnée personnelle : nom, adresse, localisation, identifiant, etc.

Voici un exemple typique de rédaction d’un règlement de jeu concours portant sur la protection des données personnelles et la politique de confidentialité et de vie privée :

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Règle 3 ! Apporter des garanties !

Chaque société doit identifier des destinataires précis dans le cadre d’une collecte de données personnelles. Seules les personnes habilitées au sein de la société concernée, (par exemple: les personnes chargées du service marketing), peuvent accéder aux informations concernant les personnes parrainées ou les participant au jeu concours.

Tout doit être sécurisé. Pour éviter notamment que des personnes non autorisées accèdent aux informations, il est impératif de prendre des mesures de sécurité. C’est ce que nous avons prévu dans notre solution de création de jeux, l’accès aux données ne se fait désormais qu’avec un identifiant et un mot de passe individuels. Nous appliquons une transparence totale sur l’hébergement des données ainsi que tous les traitements que vous pouvez dès maintenant consulter dans notre politique de confidentialité.

Enfin, la durée de conservation des données collectées doit être limitée. Les données relatives à un prospect non-client peuvent être conservées pendant trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact. Tous les participants au jeu concours, sans exception, disposent d’un droit d’accès et de rectification aux informations les concernant. Les modalités concrètes d’exercice de ces droits doivent impérativement figurer sur le formulaire de collecte.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le RGPD, rendez-vous dès à présent sur notre site en cliquant ici.

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